Rozliczanie zaliczek w projektach w ramach POIiŚ
18.11.2013
Rozliczanie zaliczek w projektach w ramach POIiŚ

Korzystanie ze środków zaliczkowych w projektach w ramach PO IiŚ – korzyści i niebezpieczeństwa

Jakie korzyści i jakie niebezpieczeństwa płyną z korzystania ze środków zaliczkowych w projektach realizowanych w ramach PO IiŚ?

Nie ulega żadnej wątpliwości, iż zaliczkowanie projektów ułatwia beneficjentom ich realizowanie, ponieważ nie muszą angażować własnych środków i oczekiwać po kilka miesięcy na ich refundację. Warto jednak pamiętać o kilku kluczowych aspektach, które pozwolą uniknąć kosztownych konsekwencji błędnego rozliczania środków zaliczkowych.

Kluczową zasadą o jakiej trzeba pamiętać, kiedy otrzymało się zaliczkę jest konieczność jej rozliczenia w terminie określonym w umowie o dofinansowanie  - przy czym rozliczenie rozumiane jest jako wykazanie wydatków we wniosku/ach o płatność lub/i dokonanie zwrotu niewykorzystanych środków.

Zatem po wpływie środków zaliczkowych na konto warto od razu określić konkretny dzień do którego trzeba ją rozliczyć – np. ustawić skutecznie w tym celu alert czy też powiadomienie i w sposób szczególny monitorować upływający termin.

Trzeba też pamiętać, iż Zalecenia w zakresie wzoru wniosku beneficjenta o płatność w ramach PO IiŚ dopuszczają odstępstwa od „standardowych” zasad sprawozdawczości, tak aby beneficjenci bez problemu mogli wykorzystać i przedłożyć do rozliczenia wydatki poniesione ze środków zaliczkowych.

Co grozi beneficjentowi za brak rozliczenia zaliczki w terminie? Otóż niestety konsekwencje finansowe w postaci naliczonych – od pozostałej do rozliczenia kwoty – odsetek określonych jak dla zaległości podatkowych liczonych od dnia przekazania środków (nie od dnia kiedy upłynął termin na ich rozliczenie!), do dnia złożenia wniosku lub też dokonania zwrotu środków. Wynika to z art. 189 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

Niestety, to nie koniec niebezpieczeństw. Trzeba również mieć świadomość, że samo wykazanie wydatków rozliczających zaliczkę na odpowiednią kwotę i w odpowiednim terminie jest dopiero połową sukcesu, bowiem jeśli na etapie oceny danego wniosku instytucja oceniająca stwierdzi niekwalifikowalność któregoś z przedłożonych do rozliczenia wydatków w związku z nieprawidłowością, a upłynął już termin określony w umowie o dofinansowanie na rozliczenie zaliczki, również może mieć zastosowanie art. 189 ust. 3 wspomnianej ustawy czyli naliczenie i egzekwowanie odsetek. Działanie zostało opisane w Zaleceniach w zakresie sposobu korygowania wydatków nieprawidłowo poniesionych w ramach PO IiŚ („Rozliczanie wydatków w sytuacji, gdy nieprawidłowość została stwierdzona przed rozliczeniem zaliczki – przed zatwierdzeniem wniosku o płatność rozliczającego zaliczkę”).

Jeżeli zdarzyłaby się taka sytuacja w projekcie, na szczęście nie mamy do czynienia z obligatoryjną korektą dofinansowania, bo wydatek niekwalifikowalny nie zostanie zatwierdzony we wniosku o płatność.

O czym trzeba pamiętać, żeby zminimalizować ryzyko zapłaty odsetek wynikających z art. 189 ust. 3 ustawy:

-        zaliczkę należy rozliczyć w terminie określonym w umowie o dofinansowanie (samo jej wydanie to dopiero część tryumfu);

-        Zalecenia w zakresie wzoru wniosku beneficjenta o płatność w ramach PO IiŚ dopuszczają odstępstwa od „standardowych” zasad sprawozdawczości w przypadku wniosków o płatność rozliczających zaliczkę;

-        rozliczenie wydatków jest rozumiane jako wykazanie wydatków we wnioskach o płatność lub/i dokonanie zwrotu niewykorzystanej części;

-        zwrot środków też jest formą ich rozliczenia.

 

Jak wykorzystać wyjątek określony w Zaleceniach w zakresie wzoru wniosku beneficjenta o płatność w ramach PO IiŚ  i rozliczyć zaliczkę w terminie?

Zdarza się, że beneficjenci nie mają świadomości, iż sam fakt wykorzystania zaliczki na wydatki kwalifikowane w terminie wynikającym z umowy o dofinansowanie nie przesądza o prawidłowym jej rozliczeniu i może wiązać się z dodatkowymi skutkami finansowymi w postaci konieczności zapłaty odsetek wynikających z art. 189 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

Warto zatem wiedzieć, iż Zalecenia w zakresie wzoru wniosku beneficjenta o płatność w ramach PO IiŚ dopuszczają odstępstwa od „standardowych” zasad sprawozdawczości w tym zakresie, tak aby nie ograniczać możliwości pełnego wykorzystania zaliczki sztywno ustalonymi regułami dotyczącymi terminów i okresów za jakie składane powinny być tego typu wnioski o płatność.

Wobec tego, czym się należy w takim przypadku kierować?

-        Po pierwsze przez rozliczenie środków zaliczkowych rozumie się wykazanie wydatków kwalifikowanych w odpowiedniej kwocie we wniosku/ach o płatność lub/i dokonanie zwrotu niewykorzystanej części,

-        Po drugie, zgodnie z obowiązującymi zasadami wniosek o płatność nie może obejmować okresów dłuższych niż 3 miesiące, zatem w zależności od terminów określonych na rozliczenie zaliczki (§ 8 ust. 3a wzoru umowy o dofinansowanie) dana transza zaliczki może być rozliczona jednym lub kilkoma wnioskami o płatność,

-        Po trzecie, okres sprawozdawczy wniosku o płatność rozliczającego zaliczkę nie musi kończyć się ostatnim dniem miesiąca kalendarzowego (o czym najczęściej zapominają beneficjenci) i może w uzasadnionych przypadkach być dniem, w którym poniesiono ostatni z przedstawionych we wniosku wydatków rozliczających zaliczkę,

-        Po czwarte, aby dochować terminu określonego w umowie o dofinansowanie na rozliczenie zaliczki, wniosek o płatność rozliczający zaliczkę lub/i dokonanie zwrotu niewykorzystanych środków zaliczkowych musi nastąpić najpóźniej w dniu, w którym upływa ten termin (zatem niekoniecznie składamy wniosek w terminie do 14 dni od zakończenia okresu sprawozdawczego – jak mówią standardowe zasady sprawozdawczości – lub w innym terminie jeśli umowa o dofinansowanie określa inaczej).

Poniżej przedstawiamy, jak to wygląda na przykładzie.

Przyjmijmy, iż ostatni wniosek beneficjent złożył za okres 01.01 – 31.03.2013 w dniu 12.04.2013 oraz, że ma obowiązek składania wniosków w terminie do 14 dni od zakończenia okresu sprawozdawczego wniosku oraz że co do zasady składa wnioski w okresach trzymiesięcznych.

Jeśli beneficjent otrzymał zaliczkę 15.04.2013 r., zaś zgodnie z umową o dofinansowanie, udzielone dofinansowanie w formie zaliczki ma obowiązek rozliczyć w terminie np. 120 dni, oznacza to, iż do dnia 13.08.2013 jest zobligowany do ostatecznego rozliczenia tejże zaliczki.

Zatem, jeśli beneficjent całość zaliczki wykorzysta na pokrycie wydatków kwalifikowanych, oznacza to iż złoży co najmniej 2 wnioski o płatność (pamiętajmy, iż okres sprawozdawczy danego wniosku nie może przekroczyć 3 miesięcy !):

Pierwszy z nich za okres 01.04 – 30.06.2013 w terminie do 14.07.2013
Zaś drugi maksymalnie za okres 01.07 – 13.08.2013 w dniu 13.08.2013

Wyjątki w zakresie zasad sprawozdawczości dla wniosków rozliczających zaliczkę określone zostały w Zaleceniach w zakresie wzoru wniosku beneficjenta o płatność w ramach PO IiŚ.